POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y CLIENTES
Última modificación 13 de julio de 2022
HRMD SERVICES S.A.S con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes y proveedores, se permite presentar la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.
OBJETO DE LA POLITICA
HRMD SERVICES S.A.S presta servicios de Business Process Outsourcing – BPO (Outsourcing de Procesos de Negocio) en el mercado estadounidense, y se especializa en diseñar, implementar y gestionar servicios de back office para clientes con diferentes especialidades médicas y telecomunicaciones. Por esta razón la empresa se compromete firmemente con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores y terceros en general. Entendemos la importancia de la información y por ellos adoptamos la siguiente Política de Tratamiento de Información (PTI) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Esta Política de Tratamiento de Información es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de: (i) los empleados de HRMD SERVICES S.A.S en Colombia; y (ii) los contratistas y terceros que obran en nombre de HRMD SERVICES S.A.S. Como consecuencia de lo anterior, los empleados, contratistas y terceros de HRMD SERVICES S.A.S deberán observar y respetar esta PTI en el cumplimiento de sus funciones. El incumplimiento de la PTI originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que se causen a los Titulares de los datos y/o a HRMD SERVICES S.A.S por el incumplimiento de la Política de tratamiento de Información.
HRMD SERVICES S.A.S en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales.
Será a través de este documento que se adoptan las políticas y procedimientos para la protección de los datos personales recolectados, de forma automatizada o física, por la empresa HRMD SERVICES S.A.S., sociedad comercial identificada con Nit. 901.416.508- 4, como responsable de la información y propietaria de la página web https://hrmd.com/ , con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 así como el Decreto Único 1074 de 2015 sus decretos reglamentarios o las normas que las modifiquen o adicionen.
Información general: Se tendrá la siguiente como información de contacto, sin que ello quiera decir que no existan otros medios de contacto especificados en el Acuerdo de Términos y Condiciones.
⦁ Domicilio: Medellín – Antioquia
⦁ Dirección: C L 43 A C L 3 S 130 P 17
⦁ Correo electrónico: hrmdcommunications@hrmd.com
⦁ Teléfono: 3228898
FUNDAMENTO JURIDICO
Constitución Política de Colombia, art. 15 y 20. Ley 1581 de 2012. Decreto Nacional 1377 de 2013. Decreto Único 1074 de 2015.
DEFINICIONES PARA EFECTO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO
Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en el fundamento jurídico precitado, las cuales se esbozan a continuación:
⦁ Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
⦁ Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, HRMD SERVICES S.A.S se considerará responsable del Tratamiento.
⦁ Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
⦁ Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
⦁ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
⦁ Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.
⦁ Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
⦁ Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de Comercio Colombiano). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
⦁ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
⦁ Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
⦁ Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
⦁ Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
PRINICIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los datos personales son:
⦁ Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
⦁ Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de la información.
⦁ Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
⦁ Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos o telefónicamente, así como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los Titulares de los datos al HRMD SERVICES S.A.S.
⦁ Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del mismo. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
⦁ Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
⦁ Principio de seguridad: Cada persona vinculada con HRMD SERVICES S.A.S deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
⦁ Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
⦁ Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: a) Al Titular del dato; b) A las personas autorizadas por el Titular del dato; c) A las personas autorizadas internamente en HRMD SERVICES S.A.S; d) A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
⦁ Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas: a) Al Titular del dato; b) A las personas autorizadas por el Titular del dato; c) A las personas autorizadas internamente en HRMD SERVICES S.A.S; d) A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera: En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
⦁Temporalidad: Por regla general no se usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular de los datos personales. Parágrafo. En los casos que haya legislación especial sobre el tema, se conservará la información el término que la ley especial indique.
⦁Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la confidencialidad y la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Las personas obligadas cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
⦁ Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato; Obtener copia de la autorización; Informar sobre el uso que HRMD SERVICES S.A.S ha dado a los datos personales del Titular; Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
⦁ Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de HRMD SERVICES S.A.S se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución; El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
⦁ La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
⦁ Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
HRMD SERVICES S.A.S en la mayoría de los casos obra como Encargado del tratamiento para efectuar, en nombre de nuestros clientes, diversas actividades especializadas a través de servicios de BPO (Ejecución de procesos de soporte de terceros). Por eso, la finalidad del tratamiento de los datos dependerá del objeto de los contratos que suscribamos con nuestros clientes. cuando HRMD SERVICES S.A.S actúa como responsable del tratamiento, cuenta con los siguientes deberes:
⦁ Informar a la superintendencia las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.HRMD SERVICES S.A.S tratará de manera leal, así como lícita los datos personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial los siguientes:
⦁ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
⦁ Realizar el tratamiento del dato de conformidad con las instrucciones impartidas por el Responsable;
⦁ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
⦁ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
⦁ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
⦁ Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
⦁ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política;
⦁ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto;
⦁ Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información;
⦁ Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
HRMD SERVICES S.A.S en la mayoría de los casos obra como Encargado del tratamiento para efectuar, en nombre de nuestros clientes, diversas actividades especializadas a través de servicios de BPO (Ejecución de procesos de soporte de terceros). Por eso, la finalidad del tratamiento de los datos dependerá del objeto de los contratos que suscribamos con nuestros clientes. cuando HRMD SERVICES S.A.S actúa como encargado del tratamiento, cuenta con los siguientes deberes:
⦁ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
⦁ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
⦁ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley;
⦁ Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
⦁ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
⦁ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
⦁ Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
⦁ Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
⦁ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
⦁ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
⦁ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
⦁ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales de los Titulares de la información son recolectados por la Firma en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:
⦁ Dar cumplimiento de las obligaciones, comerciales, laborales, corporativas y contables de HRMD SERVICES S.A.S
⦁ Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los Usuarios, Proveedores, y demás partes vinculadas a HRMD SERVICES S.A.S, con el fin de cumplir los contratos suscritos por la misma, el envío de información comercial sobre nuevos Servicios y/o Productos ofrecidos por HRMD SERVICES S.A.S, y el envío de boletines con información pertinente.
⦁ Cumplir con los procesos internos de HRMD SERVICES S.A.S en materia de administración de proveedores y contratistas.
⦁ El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de HRMD SERVICES S.A.S
⦁ Registro de la información de los Empleados, proveedores y clientes en la base de datos de HRMD SERVICES S.A.S
⦁ La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/u operativos.
⦁ Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
⦁ Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre HRMD SERVICES S.A.S y el Titular de la información.
La información suministrada por el Titular de la información solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de HRMD SERVICES S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HRMD SERVICES S.A.S al momento de la recolección de datos personales, solicitará una autorización a los Titulares de la información, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
⦁ En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares de la información podrá manifestarse por medio escrito. HRMD SERVICES S.A.S conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
⦁ HRMD SERVICES S.A.S solicitará la autorización de los Titulares de la información para continuar con el Tratamiento de sus datos personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, como correos electrónicos, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a la Firma y los Encargados.
⦁ Adicionalmente, se publicará en la página web https://hrmd.com/ un enlace denominado “Política de Protección de Datos Personales”, en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente HRMD SERVICES S.A.S y los Encargados del Tratamiento.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
⦁ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
⦁ Datos de naturaleza pública.
⦁ Casos de urgencia médica sanitaria.
⦁ Tratamientos de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
⦁ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Contenido de la autorización: La autorización deberá ser conservada como medio de prueba del contenido de la autorización, que tiene por finalidad informar:
⦁ El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
⦁ El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
⦁ Los derechos que le asisten como titular.
⦁ La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
A continuación, se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos a favor de los candidatos y/o colaboradores titulares de la información. Canales y horarios para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los titulares de la información pueden hacer sus solicitudes a través del correo electrónico hrmdcommunications@hrmd.com.
Personas Autorizadas: Los derechos de los titulares de la información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:
⦁ Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
⦁ Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
⦁ Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (poder) y el número del documento de identidad del Titular.
⦁ Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a HRMD SERVICES S.A.S.RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
HRMD SERVICES S.A.S., recolecta los datos personales de los titulares que son y les da el tratamiento necesario para cumplir las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, dicha recolección se hará de las siguientes maneras:
⦁ A través de formularios físicos, reuniones presenciales, llamadas o cualquier medio útil para este ejercicio.
⦁ Mediante formularios en la página web de la organización.
INFORMACIÓN Y MECANISMOS DE CONTACTO DISPUESTOS POR LA HRMD SERVICES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Razón social: HRMD SERVICES S.A.S
NIT: 901416508 -4
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: CL 43 A CL 3 S 130 P 17
Teléfono: 3228898
Correo electrónico: hrmdcommunications@hrmd.com
Página Web: https://hrmd.com.co
MANEJO DE DATOS SENSIBLES
No realizará tratamiento de datos sensibles. En el caso extremo que dicha información pueda ingresar a la base datos se le informará al titular de los datos que a las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son facultativas, por lo cual el titular de la información siempre estará en la posibilidad de brindar o no la respuesta, en estos casos la empresa procederá con atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
⦁ Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
⦁ Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
⦁ Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
⦁ Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Los datos confidenciales se procesan con el máximo cuidado y los más altos estándares de seguridad. Restringir el acceso a datos confidenciales es una guía para proteger su privacidad, por lo que solo los colaboradores autorizados pueden acceder a este tipo de información.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES, CONSULTAR Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.
⦁Acreditación de la calidad de solicitante que formula la petición, consulta o reclamo: Los titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
⦁ Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
⦁ Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
⦁ HRMD SERVICES S.A.S atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
⦁Procedimiento para atender los reclamos de los Titulares de la información: HRMD SERVICES S.A.S dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
⦁ En caso de que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
⦁ En caso que HRMD SERVICES S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
⦁ Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.
⦁ Reclamos. Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida HRMD SERVICES S.A.S que contenga la siguiente información:
⦁ Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada;
⦁ Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo;
⦁ Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
⦁ Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLITICA
⦁ La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de que HRMD SERVICES S.A.S, rige a partir de su publicación.
⦁ Esta Política puede ser modificada por que HRMD SERVICES S.A.S en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares de la información.
⦁ Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web https://hrmd.com/ donde se pondrá a disposición de los Titulares de la información, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.
⦁ El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrece que HRMD SERVICES S.A.S por parte del Titular de la información, o su no desvinculación de estos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de esta.
⦁ Los datos personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular de la información tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.
⦁ La presente Política rige a partir del 13 de julio de 2022, así como los cinco (5) años posteriores y deja sin efectos las anteriores disposiciones que llegaren a regular este temade conformidad con la legislación colombiana.
⦁ La Política de Tratamiento de Datos, se mantendrá vigente mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el cuerpo de la misma.